Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles JL Immo-Cons Sàrl (JL Immobilier-Conseils Sàrl), qui exploite Otium Coworking, collecte lorsque vous utilisez notre plateforme de réservation (otium-coworking.ch), pourquoi, comment elles sont protégées, et comment exercer vos droits. Elle s'applique à toute personne créant un compte, réservant un espace ou contactant Otium.

Nous traitons vos données conformément à la nLPD suisse (Loi fédérale sur la protection des données, en vigueur depuis le 1^er septembre 2023) et au RGPD européen lorsqu 'il s'applique.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données est :

JL Immo-Cons Sàrl (JL Immobilier-Conseils Sàrl)
Société à responsabilité limitée, IDE CHE-377.569.176
Exploitante d'Otium Coworking
Route d'Arnier 4, 1092 Belmont-sur-Lausanne, Suisse
Représentée par Jean-Luc Liardet, associé-gérant
Email : otiumcoworking@jlimmobilier.ch

2. Données collectées

2.1 Informations que vous nous fournissez

• Adresse email (création de compte, codes de connexion, communications)
• Nom, prénom, éventuellement nom de société
• Numéro de téléphone (demandé à l'inscription, pour vous joindre en cas de problème d'accès ou de réservation)
• Si vous vous connectez avec Google : nom, adresse email et photo de profil transmis par Google
• Informations de paiement (traitées directement par Stripe, nous ne stockons jamais votre numéro de carte)
• Préférences de réservation et historique des bookings
• Messages envoyés via le formulaire de contact

2.2 Informations collectées automatiquement

• Logs techniques (adresse IP, type de navigateur, pages visitées) pour assurer la sécurité et limiter les abus
• Mesure d'audience sans cookie (pages vues, provenance, navigateur, pays déduit de l'adresse IP, qui n'est pas conservée)
• Données d'accès aux locaux : horodatage des passages aux portes équipées Salto KS, pour des raisons de sécurité et de comptage des présences
• Cookies techniques strictement nécessaires (session, sécurité)

3. Finalités du traitement

Vos données sont utilisées exclusivement pour :

• Créer et gérer votre compte Otium
• Traiter vos réservations et paiements
• Vous envoyer les confirmations, rappels et clés mobiles d'accès
• Assurer la sécurité physique des locaux (gestion des accès)
• Vous contacter pour le service client ou des informations critiques
• Respecter nos obligations légales (comptabilité, fiscalité)
• Améliorer la plateforme à partir de statistiques anonymisées (sans suivi comportemental publicitaire)

4. Bases légales

Le traitement repose, selon les cas, sur :

• L'exécution d'un contrat (vos réservations, votre abonnement)
• Une obligation légale (conservation des factures et données comptables)
• Notre intérêt légitime (sécurité de la plateforme, prévention de fraude, gestion des accès aux locaux)
• Votre consentement lorsque celui-ci est requis (communications promotionnelles, que vous pouvez refuser à tout moment)

5. Sous-traitants et partenaires

Nous utilisons des prestataires techniques de confiance, sélectionnés pour leur conformité à la nLPD et au RGPD. Ils traitent vos données uniquement pour notre compte. Aucune donnée n'est vendue à des tiers.

• Supabase (base de données, authentification) : Suisse (Zurich)
• Stripe (paiements, certifié PCI-DSS) : Irlande et États-Unis
• Resend (envoi des emails) : Irlande
• Vercel (hébergement de la plateforme) : Allemagne (Francfort), société américaine
• Upstash (protection contre les abus, compteurs temporaires) : Union européenne
• Sentry (suivi des erreurs techniques) : Allemagne
• Cloudflare (DNS, stockage chiffré des sauvegardes) : Union européenne, société américaine
• netcup (serveur de sauvegarde de la base de données) : Allemagne
• Umami (mesure d'audience sans cookie, hébergée par notre prestataire technique) : Union européenne
• Seam (gestion des clés mobiles) : États-Unis
• Salto Systems (serrures Salto KS) : Union européenne

6. Transferts internationaux

Vos données peuvent être communiquées dans les pays de l'Union européenne cités ci-dessus, que le Conseil fédéral reconnaît comme offrant une protection adéquate, et aux États-Unis (Stripe, Seam, ainsi que les sociétés américaines Vercel et Cloudflare).

Vers les États-Unis, la communication repose sur la certification du prestataire au Swiss-U.S. Data Privacy Framework, reconnu adéquat par le Conseil fédéral depuis le 15 septembre 2024, ou, à défaut, sur les clauses contractuelles types reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

7. Durée de conservation

• Compte : jusqu'à sa suppression, que vous pouvez faire vous-même à tout moment dans Mon compte, rubrique Sécurité, ou nous demander par email
• Données comptables et factures : 10 ans (obligation légale suisse)
• Logs d'accès aux locaux : 12 mois maximum
• Logs techniques : 30 jours
• Sauvegardes de la base de données : 14 jours

8. Vos droits

Conformément à la nLPD et au RGPD, vous disposez à tout moment des droits suivants :

• Droit d'accès à vos données
• Droit de rectification
• Droit d'effacement (« droit à l'oubli »)
• Droit de limitation du traitement
• Droit à la portabilité de vos données
• Droit d'opposition
• Droit de retirer votre consentement à tout moment (sans effet rétroactif)

Pour exercer ces droits, contactez-nous à otiumcoworking@jlimmobilier.ch. Nous répondons dans un délai maximum de 30 jours.

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données (PFPDT) en Suisse, ou auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence dans l'UE.

9. Cookies

Nous utilisons uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement de la plateforme : session utilisateur et sécurité (CSRF). La mesure d'audience fonctionne sans cookie. Aucun cookie publicitaire ou de profilage tiers n'est utilisé.

10. Décisions individuelles automatisées

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait des effets juridiques à votre égard ou vous affecterait de manière significative.

11. Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures suivantes :

• Chiffrement TLS sur toutes les connexions
• Chiffrement au repos des bases de données et des sauvegardes
• Nouvelle authentification exigée pour les actions d'administration sensibles
• Sauvegardes quotidiennes, restauration testée chaque semaine
• Accès aux données limité au strict nécessaire (principe du moindre privilège)

12. Mineurs

Otium n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment les données de mineurs sans le consentement parental.

13. Modifications de la politique

Cette politique peut évoluer. Les modifications substantielles seront communiquées par email aux utilisateurs actifs au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.

14. Contact

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données :

JL Immo-Cons Sàrl (JL Immobilier-Conseils Sàrl), Route d'Arnier 4, 1092 Belmont-sur-Lausanne
otiumcoworking@jlimmobilier.ch