Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles Otium Coworking collecte lorsque vous utilisez notre plateforme de réservation (otium-coworking.ch), pourquoi, comment elles sont protégées, et comment exercer vos droits. Elle s'applique à toute personne créant un compte, réservant un espace ou contactant Otium.

Nous traitons vos données conformément à la nLPD suisse (Loi fédérale sur la protection des données, en vigueur depuis le 1^er septembre 2023) et au RGPD européenlorsqu 'il s'applique.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données est :

Jean-Luc Liardet
Raison individuelle exploitant « Otium Coworking »
Route d'Arnier 4/6
1092 Belmont-sur-Lausanne, Suisse
Email : otiumcoworking@jlimmobilier.ch

2. Données collectées

2.1 Informations que vous nous fournissez

• Adresse email (création de compte, OTP, communications)
• Nom, prénom, éventuellement nom de société
• Informations de paiement (traitées directement par Stripe — nous ne stockons jamais votre numéro de carte)
• Préférences de réservation et historique des bookings
• Messages envoyés via le formulaire de contact

2.2 Informations collectées automatiquement

• Logs techniques anonymisés (adresse IP, type de navigateur, pages visitées) pour assurer la sécurité et améliorer le service
• Données d'accès aux locaux : horodatage des passages aux portes équipées Salto KS, pour des raisons de sécurité et de comptage des présences
• Cookies techniques strictement nécessaires (session, sécurité)

3. Finalités du traitement

Vos données sont utilisées exclusivement pour :

• Créer et gérer votre compte Otium
• Traiter vos réservations et paiements
• Vous envoyer les confirmations, rappels et clés mobiles d'accès
• Assurer la sécurité physique des locaux (gestion des accès)
• Vous contacter pour le service client ou des informations critiques
• Respecter nos obligations légales (comptabilité, fiscalité)
• Améliorer la plateforme à partir de statistiques anonymisées (sans suivi comportemental publicitaire)

4. Bases légales

Le traitement repose, selon les cas, sur :

• L'exécution d'un contrat (vos réservations, votre abonnement)
• Une obligation légale (conservation des factures et données comptables)
• Notre intérêt légitime (sécurité de la plateforme, prévention de fraude, gestion des accès aux locaux)
• Votre consentement lorsque celui-ci est requis (newsletter, communications marketing)

5. Sous-traitants et partenaires

Nous utilisons des prestataires techniques de confiance, sélectionnés pour leur conformité au RGPD et à la LPD. Aucune donnée n'est vendue à des tiers.

• Supabase (hébergement base de données, authentification) — région UE/Suisse
• Stripe (traitement des paiements) — Irlande/USA, certifié PCI-DSS
• Resend (envoi des emails transactionnels) — région UE
• Vercel (hébergement de la plateforme) — région UE
• Cloudflare (DNS, sécurité réseau)
• Sentry (suivi des erreurs techniques) — région UE
• Seam & Salto KS (gestion des accès physiques aux portes)

6. Transferts internationaux

Certains de nos prestataires (notamment Stripe) peuvent traiter des données aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et le Préposé fédéral à la protection des données (PFPDT) suisse.

7. Durée de conservation

• Compte actif: tant que vous êtes utilisateur d'Otium
• Compte inactif: suppression automatique après 24 mois d'inactivité
• Données comptables et factures : 10 ans (obligation légale suisse)
• Logs d'accès aux locaux : 12 mois maximum
• Logs techniques : 30 jours

8. Vos droits

Conformément à la nLPD et au RGPD, vous disposez à tout moment des droits suivants :

• Droit d'accès à vos données
• Droit de rectification
• Droit d'effacement (« droit à l'oubli »)
• Droit de limitation du traitement
• Droit à la portabilité de vos données
• Droit d'opposition
• Droit de retirer votre consentement à tout moment (sans effet rétroactif)

Pour exercer ces droits, contactez-nous à otiumcoworking@jlimmobilier.ch. Nous répondons dans un délai maximum de 30 jours.

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données (PFPDT) en Suisse, ou auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence dans l'UE.

9. Cookies

Nous utilisons uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement de la plateforme : session utilisateur, sécurité (CSRF), préférences de langue. Aucun cookie publicitaire ou de profilage tiers n'est utilisé.

10. Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures suivantes :

• Chiffrement TLS 1.3 sur toutes les connexions
• Chiffrement au repos des bases de données
• Authentification multi-facteurs sur les comptes administrateurs
• Sauvegardes régulières et testées
• Accès aux données limité au strict nécessaire (principe du moindre privilège)

11. Mineurs

Otium n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment les données de mineurs sans le consentement parental.

12. Modifications de la politique

Cette politique peut évoluer. Les modifications substantielles seront communiquées par email aux utilisateurs actifs au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.

13. Contact

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données :

otiumcoworking@jlimmobilier.ch